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研修室・会議室の利用方法~西条市地域創生センター

印刷用ページを表示する 掲載日:2021年9月10日更新

【重要】新型コロナウィルス感染の感染拡大防止にかかる利用制限について

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、センターのご利用を一部制限させていただきます。

詳しくはこちらをご確認ください。

<会議室・研修室等のご利用について>(令和3年9月10日更新)
https://www.city.saijo.ehime.jp/site/chiikisoseicenter 

 

研修室・会議室のご利用手順

研修室利用の流れ

1 仮予約【※現在9/13(月)~9/26(日)までのご利用分のみ受付しています】

【お電話】もしくは【お問い合わせフォーム】より、ご利用日の空き状況の確認、仮予約をしてください。

※ご利用日の6か月前の月初めから仮予約できます。(例:10月ご利用分は4月1日から仮予約が可能) 

【お電話】 0897-52-5156 (西条市地域創生センター)

【お問い合わせフォーム】 空き状況お問い合わせ(仮予約)専用フォーム

 ※ご利用に関してのお問い合わせにつきましては、月~金(8:30~17:15)の時間でお願いします。

2 本申請

ご利用日の1週間前までに「研修室等使用許可申請書(様式第1号)」をご提出ください。

※申請後の変更が多くなっています。変更の可能性がある早期の提出はお控えください
 

【申請書】

申請書 [Wordファイル/47KB] | 申請書 [PDFファイル/114KB] 

※ 【記載例】 [PDFファイル/185KB]

 

【提出方法】

・FAX   : 0897-47-5156 (電話番号と異なりますのでご注意ください)

・E-mail: chiikisosei☆saijo-city.jp   ※【☆】記号を【@】に変換してください。

・郵送 : 〒793-0003 愛媛県西条市ひうち1番地16 西条市地域創生センター

・窓口 : 事前連絡後、窓口にて記入することもできます。

※ 土日祝日は当日の利用申請・許可など一部業務の対応ができません。
※ ご利用日の1週間前までに申請書が提出されず、かつ他の重複する利用希望があった場合には、ご連絡の上で日程を調整させていただくことがあります。

 

3 利用許可

センターから利用許可書等の書類を送付させていただきます。

 

4  当日

申請時間の【15分前】からセンター窓口にて受付手続ができます。

受付にて利用料金をお支払いいただき、研修室・会議室の鍵をお受け取りください。


※ 受付手続は申請書記載の会場責任者の方が行ってください。(異なる場合は事前にご連絡ください)
※ 受付完了後、清掃等の都合で申請時間までお待ちいただく場合があります。

 

【料金支払方法】

受付手続時に利用料金のお支払い(前払い)をお願いいたします。【現金のみ】

※ ただし、利用当日の平日夜間(18時以降)および土日祝日はセンター窓口でのお支払いができませんので、納付書を発行します。利用後1週間以内に市指定金融機関でのお支払いをお願いします。

 

『ご利用上の注意事項』

【利用時間】
・ご利用可能時間は、9時00分~22時00分となっております。
・ご利用時間には準備・片付けの時間も含まれます。
・当日、終了時間を延長される場合は、お早めにセンター窓口までご連絡ください。
※当日の予約状況によっては、延長をお受けできない場合もございます。

【入室・退室】
・受付手続はご利用開始時間の15分前から可能です。
※なお、入替の清掃等でご予約時間までお待ちいただく場合がございます。
・退室にあたっては机・椅子等の原状復帰をお願いいたします。

【荷物・持込品】
・事務用品の貸出は行っておりませんので持参ください。
・お荷物の発送・お預かりはお受けしていませんので予めご了承ください。
・会議室では飲食可能ですが、お持ち込みになりました弁当箱、ペットボトルなどの不要物(ゴミ)は、必ず各主催者側でお持ち帰りください。

【部屋の利用について】
・火気の使用は原則禁止です。
・楽器等、大きな音の出る物は原則使用できません。
・会議室以外の共有スペースの占有(受付設置など)はご遠慮ください。

・窓の開放は原則禁止です。(新型コロナウィルス感染防止対策にかかる換気は可能です)

【新型コロナウィルス関連】
・新型コロナウィルスの集団発生防止のため3つの密を避けていただくようにご案内しています。
 詳細についてはこちら。新型コロナウィルス感染拡大防止のご協力案内 [PDFファイル」
・会場責任者の方は利用者全員の(氏名・住所・緊急連絡先)を把握し、一定期間保管をお願いいたします。

【その他】
・会議室内は禁煙となっております。喫煙は指定場所にてお願致します。
・許可なく施設内の壁・扉・ガラス面などへのポスターや案内表示の貼り付けをすることはご遠慮ください。
・催事案内の文書等にセンターの電話番号を掲載することはご遠慮ください。この催事のお問い合わせは主催者で対応できる体制をお願いします。
・見積書の発行はしていませんのでご了承ください。